Documentele circulă în interiorul organizațiilor pentru diferite acțiuni – verificare, aprobare, informare.

Eficiența activității diferitelor departamente, servicii sau persoane depinde de modalitatea de gestionare a acestor documente, de rapiditatea cu care persoanele implicate în anumite activități acționează asupra acestor documente precum și de timpul implicat pentru urmărirea stării și regăsirii acestora în interiorul organizației.

DocPlus® Circuitul documentelor este un modul care permite automatizarea, gestionarea și monitorizarea proceselor interne de lucru, care pot fi îmbunătățite, rafinate, iar erorile pot fi reduse, deoarece pașii de flux predefiniți sunt rezultatul unei analize a proceselor de lucru. Odată cu evoluția fluxurilor de lucru, profilul acestora se poate modifica cu ușurință. Modulul se adresează oricărei tip de organizații, fie ca este organizație guvernamentală, companii mari sau din segmentul întreprinderilor mici și mijloci, fiind un instrument de lucru eficient utilizatorilor sistemului și managementului organizației.

Integrarea cu platforma internă de comunicare email și în timp real este nativă, permițând utilizatorilor sistemului de document management să fie notificați asupra acțiunii de aprobare, informare a unor documente.
Documentele vor putea fi accesate și se va putea lucra asupra lor indiferent de locul în care se află utilizatorii autorizați, fie prin acces direct, fie utilizând funcțiile avansate de lucru off-line pe care sistemul le pune la dispoziție.
Se elimină timpii de așteptare pentru acționare asupra documentelor urgente conducând la o productivitate mai bună. Un plus de eficiență se obține și prin integrarea aplicației cu sistemul de comunicare în timp real, putând schimba idei, informații cu persoanele aflate pe fluxul de aprobare.
Circuitul documentelor asigură suportul pentru automatizarea proceselor interne ale organizației, pune la dispoziție instrumente pentru definirea circuitului diverselor tipuri de documente, în scopul aprobării interne și informării, furnizând în orice moment rapoarte privind stadiul de aprobare, tipurile de documente procesate și alte informații specifice.

Beneficii DocPlus Circuitul Documentelor

  • Oferă un mecanism automatizat de circulație internă a documentelor de diverse tipuri, definite intern: cerere achiziție, cerere concediu, referat deplasare, decont, note interne, sau alte formulare specifice organizației
  • Oferă un cadru unitar și standardizat pentru operarea documentelor interne de către personal
  • Asigură circulația documentelor în interiorul organizației pe trasee predefinite sau stabilite de către autorul documentului, cu posibilitatea aprobării sau respingerii acestora și adăugarea de comentarii în orice pas din flux
  • Pune la dispoziție multiple criterii de definire a fluxului de aprobare, a aprobatorilor finali, a timpilor de așteptare, de informare
  • Permite urmărirea stării documentelor pe parcursul fluxului, precum și evidențierea modului de rezolvare a fiecărui document de către responsabilii desemnați
  • Oferă posibilitatea de a obține rapoarte privind documentele rezolvate sau aflate în lucru după criterii precum stare, tip, responsabil etc.
  • Asigură integrarea cu sistemul de comunicare în timp real pentru afișarea disponibilității persoanelor pentru comunicare sau schimb de idei
  • Asigură obținerea de rapoarte specifice după persoane, stare document, tip document, fiecare persoană având acces la documentele proprii sau la cele comune, în funcție de drepturile de acces stabilite
  • Eficientizează lucrul cu documentele pe hârtie și automatizează procesele de aprobare internă și informare, reducând timpul necesar manipulării documentelor