Beneficiile solutiilor DocPlus®

FivePlus® propune solutii inovatoare care sprijina principalele procese de afaceri ale organizatiei si angajatii utilizand tehnologia pentru crearea unei valori reale de business.
Activitatile zilnice implica actiuni legate de comunicare, colaborare, coordonare:
  • comunicarea rapida cu personalul, cu punctele de lucru
  • organizarea si planificarea activitatilor
  • distributia eficienta a informatiilor
  • viteza de reactie si raspuns
  • colaborarea pe diferite proiecte
  • regasirea rapida a informatiilor
  • distributia sarcinilor si urmarirea acestora
  • aprobarea rapida a documentelor interne
  • accesul instant la rapoarte specifice
Solutiile DocPlus® asigura atat comunicarea, cat si colaborarea necesara pentru derularea activitatilor principale ale organizatiei:
  • procesul de aprobare pentru documente interne - cereri, note, referate, rapoarte
  • controlul documentelor de intrare si iesire din organizatie
  • gestiunea documentelor sistemului calitatii
  • gestiunea proiectelor si a clientilor
  • evidenta contractelor
  • controlul sarcinilor repartizate
  • gestiunea documentelor specifice resurselor umane
  • managementul activitatii etc.
Solutiile FivePlus® sunt proiectate pentru a asigura suportul pentru cresterea eficientei, productivitatii, profitabilitatii, a imbunatatirii comunicarii in cadrul echipelor de lucru si reducerii costurilor administrative oferind un mediu adecvat pentru distributia informatiilor si ideilor.

Principalele beneficii ale solutiilor pentru managementul documentelor sunt:
  • crearea unui mediu de lucru standardizat care sa sustina accelerarea proceselor interne ale organizatiei
  • integrarea capabilitatilor de mesagerie electronica si comunicare in timp real pentru colaborare eficienta in interiorul organizatiei precum si in exterior, cu partenerii
  • manipularea usoara a documentelor si accesul rapid la informatie pentru cresterea productivitatii - adaugare continut, distribuire si regasire a informatiilor, procesare a datelor
  • disponibilitatea informatiei, oferind un grad ridicat de securitate si confidentialitate
  • focalizarea organizatiei pe activitatile curente, reducand perioadele de inactivitate, de manipulare a informatiei si cheltuielile administrative
  • imbunatatirea controlului activitatilor prin comunicare eficienta, pentru reducerea timpului de rezolvare al sarcinilor
  • urmarirea permanenta de catre utilizatorii autorizati a starii in care se afla documentele (in lucru, respins, aprobat), evidentierea modului de rezolvare, acces la rapoarte specifice
  • obtinerea de rapoarte detaliate din aplicatii despre: date clienti, istoricul organizatiei cu acestia, evidenta contractelor, stadiul oportunitatilor, sarcinile nerezolvate, etc.
  • gestionarea datelor caracteristice dosarului de personal, sistemului calitatii, planului si rapoartelor de audit, deciziilor si comunicarilor interne, informatiilor utile din diferite activitati etc.


Randamentul investitiei (ROI) in solutiile de comunicare si document management


ROI (return on investment) este o analiza comparativa a beneficiilor obtinute raportate la costurile de achizitie si implementare, practic un mod de a afla daca investitia aduce valoare organizatiei, se justifica, isi atinge obiectivele.
Fiind activitati aparent mai greu masurabile, un calcul al ROI se bazeaza pe valori aproximative al catorva elemente legate de timpul mediu petrecut cu anumite activitati, valori care intra in evaluarea rezultatelor cost/beneficii.
La baza procesului de evaluare stau studii, cercetari, analize facute de companii internationale de renume: IDC, Meta Group, Gartner Group, Delphi Consulting, Nucleus Research, BAE Systems, Coopers & Lybrand, Capture Images, Capture Savings.

Elementele care intra in procesul de evaluare a beneficiilor si a costurilor sunt urmatoarele:
  • Timpul mediu consumat de un angajat cu "comunicarea interna" (vorbit intern la telefon pt. comunicari punctuale, distributie de informatii / documente, planificare & organizare agenda, distributie si control rezolvare sarcini de lucru, interactiune interna pentru organizare intalniri, cautare & regasire informatii gestionate in mail, citire / stergere mailuri nesolicitate, regasire mailuri/informatii relevante, folosirea de reguli pentru filtrare/stergere etc.)
  • Timpul mediu consumat de catre un angajat cu regasirea, categorisirea, gestiunea fisierelor / documentelor pe calculatoarele locale sau salvate in retea
  • Costul unei solutii medii de comunicare si management de documente (infrastructura de comunicare interna - licente software, proiectare & implementare sistem, instruire, suport tehnic post implementare, echipamente hardware necesare infrastructurii de comunicare interna si document management)
Din analizele efectuate de catre organizatiile de profil se pot observa cateva date interesante:
  • 80% din angajati consuma in medie 30 min pe zi cautand infomatii, 60% consuma o ora sau mai mult recreand documente care deja exista
  • Media reutilizarii unui document este de 19 ori
  • 7,5% din toate documentele unei companii se pierd anual (sau nu se mai gasesc)
  • Cresterea gradului de consum a documentelor pe hartie este de peste 22% pe an
  • Consumul mediu de timp al unui angajat:
    • 30% din timp citind & raspunzand la e-mailuri
    • 28% din timp creand documnete
    • 20% din timp cautand informatii
    • 20% din timp analizand informatii
  • Gradul de imbunatatire a activitatii prin manipularea electronica a documentelor prin solutii standardizate de comunicare si document management este de cel putin 50%
Evaluarea unei investitii pentru un numar de 50 de utilizatori si implementarea unei solutii medii de comunicare si management de documente, conduce la urmatoarele rezultate:
  • Costul total al economisirii este de peste 50.000 EUR numai in primul an, prin imbunatatirea comunicarii, manipularii informatiilor si a documentelor electronice.
  • Timpul mediu de recuperare a investitiei este de 8 luni
In functie de cerintele concrete ale beneficiarului, gradul de informatizare a acestuia, modul de manipulare a informatiilor interne, etc., valorile rezultate pot varia, un factor important fiind analiza efectuata de catre management in evaluarea raportului cost/beneficii.

FivePlus® este partener IBM (IBM Advanced Business Partner), specializat in implementarea de solutii pentru managementul documentelor, aplicatii colaborative, mesagerie electronica si invatamant la distanta (eLearning).
Arhitectura solutiilor DocPlus pentru management de documente