DocPlus® Registratura

Descrierea aplicatiei Docplus Registratura

DocPlus® Registratura permite inregistrarea documentelor de intrare si iesire din organizatie, precum si a celor interne, permite clasificarea, distribuirea si repartizarea acestora catre angajati pentru puncte de vedere, rezolutii sau informare.

Atat managementul cat si persoanele interesate din cadrul anumitor departamente pot urmari cu usurinta documentele care intra si ies din organizatie, avand evidentiate persoanele responsabile de aceste documente.

Spre exemplu, departamentul de vanzari si managementul sunt direct interesate de cererile de oferta primite pentru un raspuns prompt, de documentele primite din partea autoritatilor publice si urmarirea acestora, stiind faptul ca raspunsul trebuie trimis intr-un anumit termen de timp.

Aplicatia gestioneaza documentele intr-un mod centralizat, permite controlul inregistrarilor, inclusiv al documentelor administrative interne, evidentiaza stadiul de rezolvare si responsabilii precum si termenele de rezolvare definite, asigurand reducerea timpului petrecut pentru cautarea si regasirea documentelor.

Documentele se pot accesa indiferent de locul in care se afla utilizatorii autorizati. Acest lucru este posibil datorita capabilitatilor de lucru off-line ale sistemului. Timpii de asteptare pentru actionarea asupra documentelor urgente sunt astfel eliminati.

Eficienta se mareste si prin utilizarea capabilitatii de comunicare in timp real din orice locatie cu persoanele implicate in activitatea respectiva pentru schimb de idei, informatii si luare de decizii.

Aplicatia este integrata cu module din DocPlus® Basic pentru apelarea de exemplu a unei baze centralizate de companii.

Beneficiile aplicatiei Docplus Registratura

  • Asigura inregistrarea documentelor in mod structurat si clasificarea acestora pe categorii: adrese, cereri, note informative, sesizari, oferte etc.; se pot adauga documente in format electronic (fisiere, imagini scanate)
  • Permite transmiterea spre infomare a documentelor catre persoanele interesate, repartizarea documentelor pentru rezolvare sau adaugarea de comentarii de catre participanti
  • Ofera posibilitatea urmaririi starii documentului, a persoanei curente care actioneaza pe document, a tuturor actiunilor efectuate asupra documentului de fiecare persoana in parte
  • Ofera acces punctual la documentele proprii, cele initiate sau cele primite spre rezolvare
  • Asigura obtinerea de rapoarte specifice, astfel incat sa existe un control permanent asupra documentelor de intrare, de iesire si a celor interne, in functie de emitent si destinatar, de stadiul de rezolvare al documentelor, de responsabilii acestora sau de data inregistrarii
  • Permite, pentru fiecare document, urmarirea traseului acestuia in organizatie, data intrarii sau iesirii, actiunile efectuate asupra documentului, rezolutiile si termenele de rezolvare care au fost stabilite
  • Ofera mecanisme eficiente de cautare, dupa criterii complexe, a informatiilor aflate in sistem
  • Reduce costurile de manipulare a documentelor specifice registraturii
  • Permite un control mai bun al documentelor de intrare si iesire prin alocarea unui numar de inregistrare unic pe organizatie
  • Permite urmarirea circulatiei documentului fizic in cadrul organizatiei si specificarea locului de stocare
  • Accesul in aplicatie se face in baza drepturilor de acces si a rolurilor definite de catre administratorul aplicatiei

FivePlus® este partener IBM (IBM Advanced Business Partner), specializat in implementarea de solutii pentru managementul documentelor, aplicatii colaborative, mesagerie electronica si invatamant la distanta (eLearning).
Arhitectura solutiilor DocPlus pentru management de documente