Registratura electronică

DocPlus® Registratura permite înregistrarea documentelor de intrare și ieșire din organizație, precum și a celor interne, permite clasificarea, distribuirea și repartizarea acestora către angajați pentru puncte de vedere, rezoluții sau informare.
Atât managementul cât și persoanele interesate din cadrul anumitor departamente pot urmări cu ușurința documentele care intră și ies din organizație, având evidențiate persoanele responsabile de aceste documente.
Spre exemplu, departamentul de vânzări și managementul sunt direct interesate de cererile de ofertă primite pentru un răspuns prompt, de documentele primite din partea autorităților publice și urmărirea acestora, știind faptul ca răspunsul trebuie trimis într-un anumit termen de timp.

Aplicația gestionează documentele într-un mod centralizat, permite controlul înregistrărilor, inclusiv al documentelor administrative interne, evidențiază stadiul de rezolvare și responsabilii precum și termenele de rezolvare definite, asigurând reducerea timpului petrecut pentru căutarea și regăsirea documentelor.
Documentele se pot accesa indiferent de locul în care se afla utilizatorii autorizați. Acest lucru este posibil datorita capabilităților de lucru off-line ale sistemului. Timpii de așteptare pentru acționarea asupra documentelor urgente sunt astfel eliminați.
Eficienta se mărește și prin utilizarea capabilității de comunicare în timp real, din orice locație, cu persoanele implicate în activitatea respectiva pentru schimb de idei, informații și luare de decizii.
Aplicația este integrata cu module din DocPlus® Basic pentru apelarea, de exemplu, a unei baze centralizate de companii.

Beneficii  DocPlus Registratura

  • Asigură înregistrarea documentelor în mod structurat și clasificarea acestora pe categorii: adrese, cereri, note informative, sesizări, oferte etc.; se pot adaugă documente in format electronic (fișiere, imagini scanate)
  • Permite transmiterea spre informare a documentelor către persoanele interesate, repartizarea documentelor pentru rezolvare sau adăugarea de comentarii de către participanți
  • Oferă posibilitatea urmăririi stării documentului, a persoanei curente care acționează pe document, a tuturor acțiunilor efectuate asupra documentului de fiecare persoana in parte
  • Oferă acces punctual la documentele proprii, cele initiate sau cele primite spre rezolvare
  • Asigura obținerea de rapoarte specifice, astfel încât sa existe un control permanent asupra documentelor de intrare, de ieșire și a celor interne, in funcție de emitent și destinatar, de stadiul de rezolvare al documentelor, de responsabilii acestora sau de data înregistrării
  • Permite, pentru fiecare document, urmărirea traseului acestuia in organizație, data intrării sau ieșirii, acțiunile efectuate asupra documentului, rezoluțiile și termenele de rezolvare care au fost stabilite
  • Oferă mecanisme eficiente de căutare, după criterii complexe, a informațiilor aflate in sistem
  • Reduce costurile de manipulare a documentelor specifice registraturii
  • Permite un control mai bun al documentelor de intrare și ieșire prin alocarea unui număr de înregistrare unic pe organizație
  • Permite urmărirea circulației documentului fizic în cadrul organizației și specificarea locului de stocare
  • Accesul in aplicație se face in baza drepturilor de acces și a rolurilor definite de către administratorul aplicației
By |octombrie 8th, 2018|Comentariile sunt închise pentru Registratura electronică